1. Кои сме ние
Домакин („платформата“) е услуга за администриране на наемни жилища: договори за наем, ръчно проследяване на наемни плащания, разходи, депозити, комисионни на мениджъри, ориентировъчни данъчни изчисления, напомняния и показания на измервателни уреди. Платформата се използва от собственици на имоти, мениджъри и наематели и се хоства самостоятелно на сървъри в Европейския съюз. Домакин не обработва плащания — наемите се отбелязват като платени ръчно.
2. Роли по Общия регламент за защита на данните (GDPR)
- Обработващ лични данни: за данните на наематели и данните по договори за наем, които собственици и мениджъри въвеждат в платформата, Домакин действа като обработващ. Администратор на тези данни е съответният наемодател (собственикът на имота), който определя целите и средствата на обработването.
- Администратор: за данните на потребителските акаунти (имейл адрес, име, настройки, сесии, записи за сигурност) администратор е операторът на платформата.
3. Какви данни обработваме
- Данни за акаунта — имейл адрес, име, езикови и известителни настройки, данни за сесии и устройства.
- Данни за самоличност на наематели — имена, телефон, имейл, ЕГН, номер на документ за самоличност и сканирани копия на документи. ЕГН, номерата на документи и сканираните копия се съхраняват криптирани на ниво поле/обект; достъпът до тях се записва в одитния журнал.
- Финансови записи — наемни месеци и плащания (отбелязвани ръчно), разходи, комисионни отчети, записи в кеш-регистъра между собственик и мениджър, депозити.
- Снимки — снимки на измервателни уреди и снимки по задачи.
- Данни за известия — push абонаменти на устройства и записи за доставени известия (push и имейл).
4. Правни основания
| Обработване | Правно основание |
|---|---|
| Договори за наем, наемни месеци и проследяване на плащания; данни от документ за самоличност на наематели | Изпълнение на договор (чл. 6, § 1, б. „б“ GDPR) |
| Качване на сканирани документи за самоличност | Изрично съгласие, регистрирано в момента на качването (чл. 6, § 1, б. „а“) |
| Съхранение на финансови записи за счетоводни и данъчни цели | Законово задължение (чл. 6, § 1, б. „в“) |
| Одитни записи за сигурност и защита от злоупотреби | Легитимен интерес (чл. 6, § 1, б. „е“) |
5. Срокове на съхранение
Сроковете са конфигурация на платформата; посочените стойности са стандартните. Автоматичното изтриване се извършва от системна задача и се записва в одитния журнал.
| Данни | Срок |
|---|---|
| Финансови записи (наемни месеци, разходи, комисионни, кеш-регистър, депозити) | 10 години след изтриването на акаунта, броени от годината на съответния запис; дотогава се пазят анонимизирани, след което се изтриват окончателно |
| Други документи по договора (договор, приемо-предавателен протокол) | 5 години след края на договора за наем |
| Сканирани документи за самоличност | 1 година след края на договора или незабавно при искане за заличаване — което настъпи първо |
| Снимки на измервателни уреди и по задачи | 3 години след подаването; числовите показания се запазват към историята на имота |
| Записи за доставени известия | 12 месеца |
| Одитен журнал | 5 години; записите за административен достъп — 10 години |
6. Вашите права и как да ги упражните
Имате право на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост на данните и възражение, както и право на жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД).
- Експорт на данните (преносимост): от Настройки → Акаунт (
/settings/account) можете да изтеглите пълен експорт на данните си като ZIP архив със структурирани файлове и приложените документи. - Изтриване на акаунт: от същия екран. Изтриването следва сроковете от т. 5; преди него ви се предлага експорт.
- Наематели: профилните ви данни в портфейла на наемодателя се управляват от него като администратор — за заличаване на профила се обърнете към вашия наемодател или мениджър. Заличаването се отказва, докато профилът е свързан с действащ договор (договорна необходимост).
7. Къде се съхраняват данните
Всички данни, включително резервните копия, се съхраняват на сървъри в ЕС/ЕИП. Не предаваме лични данни към трети държави и не продаваме лични данни.
8. Сигурност
- Криптиране при пренос (TLS) и при съхранение.
- Допълнително криптиране на ниво поле/обект за ЕГН, номера на документи и сканирани документи.
- Чувствителните действия (достъп до лични данни, експорти, промени в права) се записват в одитен журнал.
9. Промени в тази политика
При съществени промени ще ви уведомим чрез платформата. Актуалната версия е винаги достъпна на тази страница.
10. Контакт
Въпроси и искания във връзка с тази политика можете да отправяте до оператора на платформата на имейл no-reply@myhub.io.